キャンペーン事務局を選ぶポイント！ 具体的な業務内容から解説

ユーザーが気軽に参加できるという側面から、SNSを自社商品・サービスの認知拡大・販売促進を目的としたキャンペーンに活用する企業は少なくありません。

しかし、キャンペーンの実施には、応募者のデータ管理や選考、景品発送、問合せ対応など、さまざまな業務が発生します。

これらの業務をコア業務と並行して行うことは、担当者の負担になりやすいため、キャンペーン事務局を設置して、キャンペーンの運用を一任する方法もあります。

この記事では、「キャンペーン事務局の代行サービスを探している」「キャンペーン事務局でどのような業務を行うのか知りたい」という担当者の方に向けて、キャンペーン事務局の具体的な業務内容の点からキャンペーン事務局を選ぶポイントについて解説します。

キャンペーン事務局とは

キャンペーン事務局とは、企業が実施するキャンペーンの運用を行うバックヤードです。キャンペーンに関する主な業務は、事前準備、運用、キャンペーン後の業務の3つに分類されます。

近年、キャンペーン施策にＸ（旧Twitter）やLINE、InstagramなどのSNSを利用する企業は少なくありません。キャンペーンの運用を円滑に進めるには、それぞれのツールの特徴や効果を把握しておくことも大切です。

また、十分なノウハウがない状態でキャンペーンを実施した場合、担当者に過度な負担がかかってしまう可能性があります。

そのため、自社のみで対応するのではなく、キャンペーン事務局の業務を外部へ委託するのも手段の一つです。

キャンペーン事務局の業務内容

キャンペーン事務局の業務内容は、事前準備からキャンペーン実施後まで多岐に渡ります。

ここでは、キャンペーン事務局の主な業務内容を4つ紹介します。

①開設準備

1つ目は、開設準備です。キャンペーンの事前準備から実施後の対応までを含めた全体のスケジュールを作成します。

スケジュール作成のためには、業務タスクを洗い出して、誰が何を担当するかを決めたうえで、キャンペーン開始前後を含めた流れを明確にする必要があります。

▼開設準備の主な業務内容

• マニュアル作成
• キャンペーン設定
• 導入するツールの手配
• 私書箱の開設
• 業務担当者への説明

また、SNSを利用したキャンペーンの場合は、どのサービスを使うか決めたうえで、応募手順や応募口数の検討といったフローの確立も必要です。

そのほか、キャンペーンの目的とターゲットの可視化、KPI（Key Performance Indicator：重要業績評価指標）の設定を行うなど、企画設計も行います。

②運用

2つ目は、キャンペーンの運用です。キャンペーン期間中、キャンペーン事務局では、主に抽選作業や景品発送の手配などを行います。

抽選作業では、応募受付の条件に適合しているかの確認も重要な業務の一つです。

たとえば、クイズの正解が条件のキャンペーンでは回答を確認する、レシート添付が条件であれば対象商品を購入しているかを確認する、といった対応が必要です。

▼キャンペーン運用の主な業務内容

• 抽選作業
• 応募条件の適合性チェック
• 当選通知
• 当選確率の調整
• 景品発送の手配

導入するツール次第では、これらの作業を自動化できる部分もありますが、景品発送に関しては、自社で梱包・発送の手配を行うことになります。

③問合せ対応

3つ目は、問合せ対応です。キャンペーン期間の前後は、多くのユーザーから問合せが寄せられると考えられます。

マニュアルに沿って、専用メールフォームの作成やSNS上の専用ダイレクトメッセージ（以下、DM）の設置を行ったうえで、問合せ対応を行います。

▼問合せ対応の主な業務内容

• 電話対応
• LINE対応
• メール対応
• チャット対応
• DM対応

また、キャンペーン実施後に、「景品がなかなか届かない」「景品の一部が破損している」などの問合せが寄せられることもあります。

ユーザーからの問合せに迅速に対応することは、企業の信頼にもつながる重要なポイントです。そのため、問合せ対応の期間を設定する、頻繁に寄せられる質問をまとめたページを設置するなどの対応も求められます。

④データ集計・レポート作成

4つ目は、キャンペーンを通して収集したデータの集計とレポート作成です。

▼データ集計・レポート作成の主な業務内容

• データ集計
• レポート作成
• 廃棄証明書作成

集計したデータは、設定した目標の達成度の分析に活用できます。また、応募数や応募者の属性をレポートにまとめることで、次回以降のキャンペーンのブラッシュアップに役立てられます。

なお、キャンペーンで収集するデータには個人情報も含まれます。そのため、データの取扱いや破棄を適切かつ厳重に行うことが重要です。

まとめ

この記事では、キャンペーン事務局について以下の内容を解説しました。

キャンペーン事務局とは
キャンペーン事務局の業務内容

キャンペーン事務局では、開設準備からキャンペーン実施後のデータ集計まで幅広い業務を担います。キャンペーンの流れを把握することはもちろん、データの取扱いに注意しながら業務を進めることが重要です。

自社でキャンペーン事務局を運用するのが難しい場合には、代行会社へ依頼するのも一つの方法です。キャンペーン事務局を選ぶ際は、実際に行うキャンペーンで、ここで紹介した業務の何が必要かを整理し、それに対応できる事務局代行サービスを選ぶと良いでしょう。

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