放送局はキャンペーン運営をどう効率化するのか

ご担当者様のご紹介

営業推進部の持ち味は、番組やイベントという放送局ならではの資産を、クライアントの販促成果へと結びつける点にあります。テレビCMの出稿と店頭施策を組み合わせ、認知から購買までを一つの流れとして設計できることが、広告代理店や一般的な販促会社との違いです。

具体的には、CMスポットを出稿するメーカー様をクライアントとし、ローソン様の商品棚を確保して販促につなげる設計です。メーカー・小売・放送局が強みを持ち寄ることで、単独では実現しにくい規模の販促が形になります。今回はローソン様とのタイアップでしたが、ローカルのスーパーや薬局との施策も手がけ、地域密着の小売販促に幅広く対応されています。

少人数チームが抱えていた事務局業務の負担

東海テレビ放送様の営業推進部は、キャンペーンの企画から営業、進行管理までを限られた人数で担っています。

これまで事務局業務は、応募の集約から集計、抽選、商品発送まで、すべて自社で対応していました。応募が集中する時期には作業量が一気に増え、特定の担当者に負荷が偏りやすい状況でした。

さらに今回は、別の施策も同時並行で進めており、事務局業務を自社で抱えたままでは、複数の施策を同じ品質で同時に回すことが難しい状況でした。

限られたリソースで質を落とさず複数案件を動かせるかが、運営上の大きな課題になっていました。ご担当者様は、企画そのものよりも「運営をどう回すか」に多くの時間を奪われていたと振り返ります。

「はがき＋レシート」の煩雑さがアウトソースのきっかけ

従来のレシートキャンペーンは、応募はがきにレシートを貼って郵送してもらう方式でした。応募者ははがきを用意し、レシートを貼り、切手を貼って投函する必要があり、参加までの手間が多い方式でした。

この手間は、応募のハードルを押し上げる要因になります。手間が多いほど「応募してみよう」と思った人を取りこぼしやすく、キャンペーンの効果を十分に引き出せません。応募者にとっての煩雑さを解消したいと考えていらっしゃいました。

そこで「インターネットで手軽に応募してもらえる方法はないか」を調べているなかでDlineを見つけ、「これなら手軽に応募してもらえる」と感じて導入を決めています。

スマートフォンでレシートを撮影してアップロードするだけで応募が完了するWeb応募の仕組みが、Dline採用の出発点になりました。応募のハードルを下げることは、応募者の利便性とキャンペーンの成果の両方に直結します。

事務局を任せて本業に集中できた

東海テレビ放送様は、抽選の目検と当選者への商品発送をDlineにアウトソースしました。応募データの確認から発送までの一連の作業を外部に委ねることで、社内の作業負荷を大きく減らしています。

事務局業務を任せたことで、他の業務を非常にスムーズに進められたといいます。同時並行で進めていたスーパー様との企画も、混乱なく回すことができました。二つの案件を同時に抱えても破綻しなかったのは、片方の運営をまるごと預けられたことが大きいといいます。

煩雑な事務局作業は専門の会社に任せたほうがスムーズに進むことを、ご担当者様は実際の運用で実感されています。自社は企画とメディアの活用に集中し、運営は専門家に委ねるという役割分担が、限られた人数でも複数案件を回す現実的な解になっていました。

サイト構築は提案ベースで「手軽に発注できた」

キャンペーンサイトのデザインや応募フローは、ほぼDlineからの提案で進みました。東海テレビ放送様は、Dlineが用意した枠組みに沿って、Excelの表に必要な情報を書き込むだけで、やり取りが完結しています。

提案された内容は、実現したいイメージにほぼ当てはまっていました。ゼロから仕様を考える必要がなく、決めるべき項目が整理された状態で進められたため、検討にかかる時間を抑えられています。

大枠が決まっていて情報を決めるだけのやり取りは、担当者にとって負担が少ない進め方です。専門知識がなくても判断しやすく、社内での確認もスムーズになります。結果として、東海テレビ放送様は手軽にキャンペーンを発注できています。

立ち上げの工数が小さいことは、少人数のチームにとって特に重要です。サイト構築に時間を取られないぶん、企画や告知といった本来注力すべき業務へ人手を振り向けられます。専用サイトの構築をDlineに任せられることが、本業へ集中できる時間を生み出しています。

個人情報を一社に集約できる安心感

事務局業務を外部に委託する際、東海テレビ放送様はまず個人情報の取り扱いに関する契約を交わしました。委託の前提として取り扱いのルールを明確にしたことで、安心して業務を任せられたといいます。

当選者の個人情報のやり取りそのものが減ったことも、安心につながっています。情報をやり取りする回数が増えるほど漏えいのリスクは高まりますが、運営を一社に集約することで、そのやり取り自体を最小化できます。

タイアップ先のローソン様も、個人情報の取り扱いを非常に重視していました。大手コンビニチェーンとの施策では、関係者それぞれがコンプライアンスを強く意識します。ご担当者様は、双方が安心できる体制を整えることが運営の前提だったと振り返ります。

自社もローソン様も個人情報を保持せず、Dline一社に集約できたことが、今回の運営で最も評価されている点です。複数の関係者が関わる大手コンビニとのタイアップでも、個人情報の一元管理が安心につながっています。情報が分散しない体制は、施策後の管理や問い合わせ対応の面でも有利に働きます。

放送地域とキャンペーン地域が重なる強み

今回は東海エリア限定のキャンペーンでした。対象地域は東海テレビ放送様の放送地域とそのまま重なっており、告知やCMがダイレクトにキャンペーン地域へ届きます。地域を絞った施策では、媒体の到達範囲と対象エリアが一致しているほど、広告費のムダが減り訴求効率が高まります。

放送局のメディア力を地域施策にそのまま活かせる点は、地域を絞ったタイアップキャンペーンにおける放送局ならではの強みです。番組やCMで生まれた関心を、そのまま店頭の応募行動へとつなげられます。

賞品にはバンテリンドーム ナゴヤの観戦チケットなど、地域の生活者にとって魅力的なものが用意されました。地域に密着した賞品設計も、エリアを絞ったキャンペーンの訴求力を支える要素になっています。

導入を検討する方へのアドバイス

ご担当者様は、運営リソースが限られている担当者に対し、お任せできる業務はアウトソースすることをすすめています。事務局業務を任せれば、自分の時間を企画や提案といった付加価値の高い業務に充てられるためです。

なお東海テレビ放送様は、今年度中に同様のタイアップキャンペーンを再度予定されています。一度構築した仕組みを土台に、継続して施策を回せることも、効率化の一つになります。

編集後記

今回のインタビューで一貫して見えてきたのは、限られた人員でも、事務局をアウトソースすれば本業に集中しながら大手コンビニとのタイアップキャンペーンを実現できるという点でした。

煩雑な事務局業務はDlineに任せ、自社は企画とメディア力の発揮に注力する——その役割分担が、複数案件の同時進行を可能にしていました。少人数だからこそ、何を手放し何に集中するかの判断が成果を左右します。

さらに、自社・小売・Dlineのいずれかに情報が散らばらず、個人情報をDline一社に集約できる体制が、関係者の多いタイアップ施策を安心して進める土台になっていました。安心して任せられることは、継続的な活用の前提条件です。

応募者にとっての手軽さと、運営側にとっての効率化を同時に満たせる点も、Web応募と事務局代行を組み合わせる大きな利点でした。東海テレビ放送株式会社 ご担当者様、貴重なお話をありがとうございました。