キャンペーン当選送付状の書き方｜例文テンプレート・記載項目・マナー・送付タイミングまで解説 | Dline | 株式会社デジタルライン

送付タイミングと発送までのフロー

以下は、応募締切後の当選者対応フローです。キャンペーン開始前の告知戦略・スケジュール設計についてはこちらで詳しく解説しています。

当選通知・景品発送のタイミングは、キャンペーンの応募規約であらかじめ告知しておくことが大切です。「当選者の発表は賞品の発送をもってかえさせていただきます」とする場合は、景品発送がそのまま当選通知を兼ねます。この場合、送付状の役割がより重要になります。

当選送付状のマナーと注意点

• 1枚にまとめる——送付状は簡潔に1枚で完結させるのが基本。長文は読まれません。
  
  
• 送付状に宛名は入れない（推奨）——前述のとおり、誤送防止のため送付状に個人名は入れず、全当選者に共通の書面として印刷するのが安全です。宛名を入れる場合は、梱包前の突合チェックを必ず実施してください。
  
  
• 同封物の明細を明記する——「何が入っているか」がわからないと受取者は不安になります。景品名と数量は必ず記載してください。
  
  
• 問い合わせ先を必ず記載する——景品の不備や受取に関する問い合わせ先がないと、受取者が困惑します。
  
  
• 個人情報の取り扱いに配慮する——当選者の住所は応募時に取得した個人情報です。送付後の管理・破棄ルールを社内で定めておきましょう。
  
  
• 景品の不備時の対応を事前に決めておく——景品の破損、配送ミスなどが発生した場合の交換・再送ルールを事前に定め、送付状にも連絡先を記載しておきます。

発送前の最終チェックリスト

送付状も景品も、一度発送してしまったら取り戻すことはできません。誤字・誤記・同封ミスはクレームの原因になるだけでなく、個人情報の漏洩事故にもつながりかねません。発送前に以下のチェックリストで最終確認を行いましょう。

送付状の内容チェック

• キャンペーン名に誤りはないか——正式名称で記載されているか（略称・通称ではないか）
  
  
• キャンペーン期間の日付は正しいか——開始日・終了日に間違いがないか
  
  
• 景品名・数量は正しいか——同封する景品と送付状の記載内容が一致しているか
  
  
• 差出人情報（会社名・事務局名・連絡先）に誤りはないか——電話番号・メールアドレスに間違いがないか、実際に受電・受信できるか
  
  
• 問い合わせ先の受付時間は正しいか——事務局の稼働期間・営業時間と一致しているか
  
  
• 誤字・脱字・表記ゆれはないか——複数人での校正チェックを実施したか
  
  
• 注意事項に抜けはないか——景品の使用期限、転売禁止、不良品対応などの記載が必要な場合は漏れていないか

梱包・発送のチェック

• 送付状と景品の組み合わせは正しいか——Aコース当選者にBコースの景品が入っていないか（コース別景品がある場合）
  
  
• 送付状に宛名を入れた場合、外装ラベルの氏名・住所と一致しているか——突合チェックを実施したか
  
  
• 景品の数量・状態に問題はないか——外観の破損、付属品の不足がないか
  
  
• 発送先の住所・氏名に誤りはないか——応募時に登録されたデータと照合したか
  
  
• 配送方法は適切か——金券→書留、壊れやすい物→緩衝材＋ワレモノ指定など

クライアント代行時の追加チェック

• 送付状の最終稿をクライアントに提出し、書面で承認を得る——メールやチャットで「この内容でOK」と確認をもらい、承認記録を残す
  
  
• 景品の実物写真もクライアントに確認してもらう——「イメージと違う」「ロゴの使い方が違う」などのトラブルを未然に防止
  
  
• テスト発送（サンプル発送）を行う——本番発送前に1〜2セットのサンプルをクライアントに送り、実際の梱包状態・送付状の見え方を確認してもらう
  
  
• 発送完了後の報告書を提出する——発送日、発送件数、配送業者・伝票番号のリストをクライアントに報告する

景品タイプ別の送付状の工夫

物品（現物配送）

商品の外箱がわかりやすい場合も、開封後に送付状が目に入るよう景品の上に置いて同封。壊れやすい景品には「お取り扱い注意」の注記も添えましょう。

ギフト券・商品券

金券は紛失リスクが高いため、簡易書留や書留で送付するのが一般的。送付状には「金券在中」の記載を控え、外装からは中身がわからないようにする配慮も必要です。

デジタルギフト（eギフト）

紙の送付状は不要。メールでギフトコードまたは受取URLを案内します。受取期限を明記し、メールが迷惑フォルダに入らないよう件名を工夫しましょう。

体験型特典（招待・チケット）

日時・場所・持ち物・注意事項など、当日に必要な情報をすべて送付状に記載。リマインドメールの送信も予定しておくと親切です。

当選者対応を効率化するDlineの仕組み

キャンペーンの規模が大きくなるほど、当選者への連絡・景品発送の事務作業は膨大になります。Dlineのキャンペーンシステムなら、当選者対応の工程を一元管理し、ミスなく効率的に進めることが可能です。

抽選〜当選者リスト自動生成

応募データをもとに、システム上でランダム抽選を実施。当選者リストが自動生成され、CSVダウンロードも可能。手作業による抽選ミスを防止します。

当選メール配信

当選者リストに対して、テンプレートに基づく当選メールを一括配信。デジタルギフトの場合は、個別のギフトコードやURLを自動で差し込み送信できます。

配送先情報の収集・管理

物品配送が必要な場合、当選者に配送先住所入力フォームを案内。入力されたデータはDlineの管理画面で一元管理でき、個人情報の安全な取り扱いを実現します。

景品発送・事務局運営の代行

景品の検品・梱包・発送・送付状の同封まで、キャンペーン事務局業務をワンストップで代行。担当者の負担を大幅に軽減し、ミスのないオペレーションを実現します。

よくある質問（FAQ）

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